XML NF-e

Quem está obrigado a manter guardado o XML da NF-e, o emitente ou o destinatário?

Muitas empresas ainda não estão familiarizadas com as novas normas implantadas para a Emissão das NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas). A confusão vai desde a emissão até o recebimento dos documentos e o arquivamento dos arquivos XML.

O XML é o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O layout utilizado será aplicado em todo o território nacional, respeitando os conceitos antigos de escrituração fiscal e adicionando melhorias visando maior controle de tais transações. O que muitas empresas ainda não entenderam é que o XML é a própria Nota fiscal, e a leitura desse arquivo deve ser feita diretamente nos sítios da Sefaz ou com programas específicos.

O ideal é que o próprio sistema efetue o lançamento da nota fiscal e o envio automático do arquivo XML ao cliente. A legislação obriga o emitente a enviar o arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização.

O que muitas empresas não estão informadas, é que o consumidor também deve guardar os Arquivos XML, pois como mencionamos acima, eles são os substitutos das Notas fiscais impressas. O que muitos estão utilizando para arquivamento e escrituração é o DANFE, cuja finalidade é apenas auxiliar, úteis apenas para o transporte de mercadorias, inclusive para outros Estados. Cabe tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.